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Foire aux Questions
Embauche d’un salarié : toutes les obligations de l’employeur en 2026
L’embauche d’un salarié constitue une étape importante dans la vie d’une entreprise. Qu’il s’agisse d’un premier recrutement ou de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, l’employeur doit respecter un ensemble d’obligations administratives, sociales et légales afin de sécuriser la relation de travail.
Ces démarches, parfois complexes, permettent de garantir la conformité de l’entreprise et d’éviter d’éventuelles sanctions.
Chez Expert Plus, nos spécialistes en gestion sociale accompagnent les dirigeants à chaque étape de leurs recrutements pour leur permettre d’embaucher en toute sérénité.
Les obligations dès l’embauche du premier salarié
L’arrivée du premier salarié implique la mise en place de plusieurs dispositifs obligatoires qui constitueront les fondations de la gestion sociale de l’entreprise.
Mettre en place les registres obligatoires
Le premier document indispensable est le registre unique du personnel, qui recense l’ensemble des salariés de l’entreprise et doit être tenu à jour.
Respecter les obligations d’affichage
L’employeur doit mettre à disposition des salariés plusieurs informations obligatoires dans un lieu facilement accessible.
Informations administratives
- Coordonnées du service de prévention et de santé au travail ;
- Coordonnées des services de secours (SAMU, pompiers) ;
- Coordonnées de l’Inspection du travail ;
- Convention collective applicable et modalités de consultation ;
- Modalités de consultation du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP).
Conditions de travail
- Horaires collectifs de travail ;
- Dates de départ en congés payés.
Égalité et prévention
- Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes ;
- Prévention du harcèlement moral et sexuel ;
- Lutte contre les discriminations.
Santé et sécurité
- Interdiction de fumer dans les locaux ;
- Consignes de sécurité et d’évacuation.
Vous ne savez pas quels affichages sont obligatoires ou comment les mettre en conformité ?
Les équipes d’Expert Plus peuvent vous accompagner dans leur mise en place et, si vous le souhaitez, assurer leur préparation et leur installation.
Préparer les documents obligatoires
Plusieurs documents doivent également être disponibles dès le premier recrutement :
- le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) ;
- la convention collective applicable ;
- les fiches de prévention des expositions aux risques, lorsque nécessaire ;
- les formulaires CERFA de déclaration d’accident du travail.
Le DUERP constitue un document essentiel dans la politique de prévention des risques de l’entreprise et doit être régulièrement mis à jour.
Les obligations lors de chaque nouvelle embauche
Chaque recrutement entraîne de nouvelles formalités que l’employeur doit anticiper.
Préparer le contrat de travail et effectuer la DPAE
Avant l’arrivée du salarié, plusieurs démarches sont indispensables :
- définir le poste, la classification et la rémunération ;
- rédiger le contrat de travail ;
- effectuer la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE).
La DPAE doit être réalisée au plus tôt huit jours avant l’embauche et au plus tard avant la prise effective du poste.
L’employeur doit également inscrire le salarié dans le registre unique du personnel et organiser sa visite de prévention dans les trois mois suivant son arrivée.
Mettre en place la protection sociale
L’employeur doit également :
- affilier le salarié à la mutuelle d’entreprise ;
- l’affilier au régime de prévoyance lorsque celui-ci est obligatoire ;
- conserver les éventuelles demandes de dispense ;
- compléter les documents de prévention lorsque le poste présente des risques particuliers.
Informer le salarié
Lors de son arrivée, plusieurs documents doivent être remis au collaborateur :
- notice d’information de la mutuelle et de la prévoyance ;
- informations relatives à la durée du travail ;
- convention collective applicable ;
- informations sur les dispositifs d’épargne salariale, lorsqu’ils existent.
Organiser le suivi médical
Le suivi médical des salariés fait partie des obligations de l’employeur.
Certaines visites sont obligatoires, notamment :
- après un arrêt de travail d’au moins 60 jours ;
- après un accident du travail d’au moins 30 jours ;
- après un congé maternité ;
- après une maladie professionnelle.
Réaliser les entretiens professionnels
L’entretien professionnel est obligatoire :
- tous les deux ans afin d’échanger sur les perspectives d’évolution du salarié ;
- tous les six ans pour réaliser un bilan récapitulatif de son parcours professionnel.
Checklist : les principales obligations à retenir
Avant et après chaque embauche, pensez à vérifier les points suivants :
✔ Effectuer la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
✔ Rédiger et signer le contrat de travail
✔ Inscrire le salarié dans le registre unique du personnel
✔ Mettre en place la mutuelle et la prévoyance
✔ Organiser la visite de prévention
✔ Mettre à jour le DUERP si nécessaire
✔ Respecter les obligations d’affichage
✔ Remettre les documents obligatoires au salarié
Besoin d’être accompagné dans vos recrutements ?
Les obligations liées à l’embauche évoluent régulièrement et peuvent varier selon votre convention collective ou la situation de votre entreprise.
Les équipes d’Expert Plus vous accompagnent dans toutes vos démarches sociales, de la préparation du contrat de travail jusqu’au suivi administratif de vos salariés, afin de sécuriser vos recrutements et de vous permettre de vous concentrer sur le développement de votre activité.